KIND BIZLes demandes arrivent par tous les canaux
Dates et nombre de personnes arrivent par téléphone, messagerie ou Excel, puis un responsable les ressaisit. Un champ manquant revient plus tard sous forme d’appel de vérification.
KIND GOLF · Services aux membres et exploitation du golf
Un mot suffit.
Quelques mots d’un membre deviennent une demande pour l’équipe d’exploitation.
Pour les golfs et les voyagistes golf : réservations des membres, organisation des séjours et paiements, gérés au même endroit.
KAI travaille, l’humain décide.L’approbation, l’attribution et les montants sont toujours fixés par un responsable.
HKI GOLF en serviceOuvert le 22/09/20263 parcours · 90 trous
Le problème
Encore tout à la main ?
Si vous prenez des réservations, ces situations vous sont familières.
La fiche d’organisation, à refaire à chaque fois
Golf, hébergement et transferts jour par jour, liste des participants, vols : tout est réuni sur une feuille envoyée aux établissements. Quand la demande change, repérer la case modifiée revient encore à une personne.
Paiement et confirmation avancent séparément
Il faut vérifier qui a payé combien sur le relevé bancaire, additionner les paiements échelonnés et compter chaque devise à part. Une fois confirmé, le programme est à refaire et à renvoyer.
Fonctionnement
D’un mot à la confirmation, trois étapes.
Le membre parle, l’équipe vérifie, et la confirmation suit dès que le paiement est reçu.
Le membre parle
À l’oral ou à l’écrit, le membre donne la date et le nombre de personnes : les champs de la demande se remplissent. Avant l’envoi, le membre vérifie une dernière fois.
L’équipe vérifie
La demande arrive dans les tâches du jour. Vérification sur site, approbation et attribution du départ : c’est un responsable qui décide.
Le paiement confirme
Facturation et paiements sont rapprochés devise par devise, y compris les paiements échelonnés. Dès que la totalité est payée, la demande est confirmée ; une fois le programme envoyé, il arrive dans l’application.
Fonctions
Dans l’ordre de la journée, huit fonctions.
Les écrans où le membre et l’équipe se retrouvent, de l’arrivée d’une demande à sa confirmation.
01Demander
Le membre parle, la demande se remplit.
À l’écrit, le membre indique la date, le créneau, le nombre de personnes, les déplacements et l’hébergement : tout s’inscrit dans les champs d’une même demande. La conversation vocale s’utilise là où l’entreprise l’a activée.
Voir les détails
- L’envoi n’a lieu que lorsque le membre vérifie la demande et appuie sur « Demander ce voyage ». C’est la même demande que celle du bouton du formulaire : elle n’est enregistrée qu’une seule fois.
- KAI répond à partir des documents sur l’établissement et les règles, des documents d’apprentissage ajoutés par l’entreprise et de la FAQ. Seuls les documents approuvés servent aux réponses.
- Le nom, le message d’accueil, le ton et les sujets à ne pas aborder sont choisis par l’entreprise. Sur ces sujets, KAI ne répond pas et propose une autre aide.
- Dans la même fenêtre, KAI répond aussi à des questions sur les frais d’annulation, le solde de points, le parcours ou les dates réservables.
- Utilisable en coréen et en japonais ; sans microphone, la conversation se poursuit à l’écrit.
Conversations et canal KakaoTalk
Les échanges des clients par texte ou voix dans l’application et par KakaoTalk apparaissent dans une seule liste. Vous choisissez qui répond en premier sur KakaoTalk et vous modifiez les messages automatiques.
Présentation du golf
Les informations et photos du golf affichées dans les écrans parcours et hébergement de l’application membres sont rédigées en coréen et en japonais, puis gérées depuis l’écran d’exploitation.
02Demander
De la demande à la confirmation, sur un seul écran.
Le membre voit dans ses réservations à quelle étape en est sa demande et ce qu’il doit faire ensuite.
Voir les détails
- Demande reçue, vérification sur site en cours, validation sur site, paiement en attente, réservation confirmée, séjour terminé. Le membre les retrouve classés en cours, terminés ou annulés.
- Une fois la réservation confirmée, le programme réunit sur une seule feuille les vols, le golf, l’hébergement et les transferts par DAY, les heures de départ, les tarifs et les accompagnants.
- Pour modifier ou annuler, le membre fait sa demande dans l’application ou contacte le siège, après avoir pris connaissance des tranches de frais d’annulation.
Modifications, annulations, remboursements
La demande du membre arrive comme un dossier distinct de la réservation d’origine. Le motif d’approbation ou de refus et l’historique sont conservés ; les frais d’annulation se calculent par tranches.
03Vérifier
L’équipe commence par les tâches du jour.
Réservations à vérifier, demandes de modification, d’annulation ou d’adhésion, paiements et remboursements, messages à envoyer à la main, échecs de notification : tout se retrouve sur le premier écran de la journée.
Voir les détails
- Les réservations dont la date de jeu approche s’affichent en premier ; à date égale, celles marquées VIP passent devant.
- Chaque carte indique depuis combien de jours la demande est reçue et le décompte avant la date de jeu.
- Calendrier des arrivées, réservations par étape et évolution des encaissements se consultent par période et par golf. Les graphiques peuvent aussi s’afficher sous forme de tableaux.
Messages aux membres et historique d’envoi
Les messages à envoyer à la main sont vérifiés puis envoyés ; résultats par canal et messages envoyés se lisent dans une seule liste. Les messages en échec sont renvoyés.
04Vérifier
Vous n’acceptez que ce que vous ouvrez.
Vous ouvrez les départs date par date et fixez les places. Quand il n’y en a plus, l’attribution est refusée : rien ne dépasse ce qui est ouvert.
Voir les détails
- Chaque bloc est ouvert, clos ou annulé par l’exploitation, et la carte de chaleur d’occupation montre le taux de places occupées par jour et par golf.
- Vous choisissez quand l’heure de départ est dévoilée : juste après la validation sur site, juste après le paiement, ou à l’émission du programme définitif.
- Le jour et l’heure d’ouverture du mois suivant, et le nombre de mois visibles par les membres et non-membres, sont définis dans les règles. L’écran du membre affiche le décompte avant la prochaine ouverture des réservations.
- L’hébergement aussi : une fois les chambres bloquées par établissement et par date, chaque fiche d’organisation vient décompter les chambres restantes.
- Adhésions et départs s’importent en une fois par CSV, avec une vérification avant application.
05Vérifier
La fiche d’organisation, issue d’une seule source.
Numéro de séjour, golf, hébergement et transferts jour par jour, liste des participants, vols et mode de paiement sont réunis dans une seule fiche. La demande d’origine du membre reste intacte.
Voir les détails
- Les états sont : demande, en rédaction, organisation en cours, vérifiée sur place, confirmée. Le responsable local saisit les horaires et l’hébergement, puis termine la vérification sur place.
- La fiche destinée aux établissements japonais se télécharge en Excel pour ryokan ou pour golf ; une version modifiée signale les cases qui ont changé.
- Chaque téléchargement d’Excel laisse une trace : qui l’a téléchargé, et quand.
06Attribuer
Chacun dans son golf, selon l’ordre prévu.
Pour chaque partie, on constitue les groupes et on attribue un départ, puis on approuve dans l’ordre défini. S’il manque des places, l’attribution est refusée.
Voir les détails
- Le siège gère les étapes d’approbation et le périmètre de chacun (siège ou golf) ; si l’attribution change, l’approbation repart de zéro.
- Le responsable sur site ne voit que les demandes de son golf et peut approuver ou demander un ajustement. Le même écran d’exploitation s’utilise aussi sur téléphone.
- Les écrans de gestion des adhésions, de rapprochement des paiements et de remboursement ne sont pas ouverts au responsable sur site.
QR de check-in
Le membre présente son QR code : seules les réservations du jour du golf concerné sont enregistrées. Sans caméra, le code se saisit à la main.
Reçu d’espèces sur place et gain de points
À la sortie, les espèces encaissées sont enregistrées sur un reçu : le membre le voit dans l’application et gagne des points. Le principe et le taux sont fixés par les règles.
Ordre d’approbation
1Vérification du siège
2Vérification du golf
3Vérification du siège
✓Approbation terminée
Si l’attribution change, l’approbation repart de zéro.
Écrans fermés au responsable sur siteGestion des adhésionsRapprochement des paiementsRemboursements
sam. 14 nov. · Matin · 4 personnes
Membre Claire D.Nouvelle demandeApprouvée
Matin souhaitéDépart à confirmerLake · 14 nov. · 8 places
dim. 15 nov. · Après-midi · 2 personnes
Après-midi souhaitéEn vérification
sam. 21 nov. · Matin · 3 personnes
Matin souhaitéEn vérification
07Confirmer
Chaque devise à part, paiement échelonné.
Dans l’écran de rapprochement des paiements, vous comparez d’un coup d’œil, par commande, le montant facturé, le total payé et le solde. Won et yen ne se mélangent jamais : chaque devise s’affiche à part.
Voir les détails
- Un responsable enregistre chaque paiement avec son numéro de transaction bancaire. Les paiements échelonnés s’additionnent ; quand le total atteint le montant facturé, la demande est confirmée.
- Si le devis est intégralement réglé en points, la confirmation est immédiate, sans émission de compte virtuel.
- Un responsable du siège enregistre la fin du remboursement avec le numéro de transaction bancaire ; si le montant diffère de celui approuvé, rien n’est enregistré.
- L’entité qui encaisse, les moyens de paiement par devise et les coordonnées du compte de réception se définissent dans les paramètres d’encaissement.
- Le programme d’un voyage confirmé est vérifié puis envoyé par un responsable ; les messages en échec sont renvoyés.
Points
Le membre consulte ses points utilisables et en attente, ainsi que l’historique de ses gains à l’usage. Le taux de gain et le plafond d’utilisation sont fixés par l’entreprise dans ses règles.
Tarifs pour les membres
Une fois connecté, le membre consulte ses tarifs par parcours, jour de la semaine et créneau. Les postes payables en points sont distingués des postes en espèces.
Admission et émission de l’adhésion
Cinq étapes : choix de l’adhésion, formulaire, pièces et signature, droit d’entrée, émission. Les demandes de particuliers, de sociétés, d’entrepreneurs individuels et de groupes sont acceptées.
Encaissement · 75 % régléPayé ₩4 800 000 · Reste dû ₩1 600 000
Partie du 14 nov. · 4 personnesPaiement partiel
Montant facturé₩3 200 000Total payé₩1 600 000Solde₩1 600 000
Partie du 7 nov. · 4 personnesPaiement complet
Montant facturé₩3 200 000Total payé₩3 200 000Solde₩0
Encaissement · 80 % régléPayé ¥420 000 · Reste dû ¥105 000
Partie du 21 nov. · 3 personnesPaiement partiel
Montant facturé¥210 000Total payé¥105 000Solde¥105 000
Partie du 15 nov. · 2 personnesPaiement complet
Montant facturé¥315 000Total payé¥315 000Solde¥0
Paiements · Partie du 7 nov.
1er paiement₩1 600 000
2e paiement₩1 600 000
Paiement complet · Confirmée
08KAI pour l’équipe
L’équipe aussi, en quelques mots.
Attributions de la semaine, membres inscrits hier, impayés de la semaine dernière : il suffit d’indiquer la période, KAI consulte les données et répond. On peut aussi lui demander comment utiliser l’écran.
Voir les détails
- KAI peut consulter les membres, réservations, blocs de départs, voyages, factures impayées, remboursements, échecs de notification et indicateurs. Il répond uniquement dans la limite des droits du responsable.
- Une modification (approbation, constitution des groupes, attribution, bloc de départs, devis) affiche d’abord une carte de confirmation : elle n’est appliquée que si le responsable appuie sur « Appliquer tel quel ».
- KAI répond dans la langue de la question (coréen ou japonais).
Ce que décide l’humain
KAI travaille, l’humain décide.
KAI traite les tâches et en garde la trace. Approbations, attributions et montants : c’est toujours l’humain qui décide.
Ce que fait KAI
KAI écoute, range et consulte.
- Il reporte les mots du membre dans les champs de la demande.
- Il répond aux questions d’usage à partir des documents d’apprentissage de l’entreprise et de la FAQ. Seuls les documents approuvés servent aux réponses.
- Il consulte les chiffres par période pour répondre à l’équipe.
- Il prépare les modifications sous forme de carte de confirmation.
Ce que décide l’humain
Approuver, attribuer, fixer les montants.
- Le membre vérifie la demande et l’envoie lui-même.
- L’approbation et l’attribution relèvent d’un responsable ; le responsable sur site n’agit que dans son golf.
- Le siège émet le devis ; le montant de points utilisé est vérifié par le membre qui a réservé.
- Le remboursement est traité par un responsable habilité, qui consigne le numéro de transaction bancaire.
Les limites que KAI ne franchit pas
Paiement et signature reviennent au membre
KAI indique le montant, le mode de paiement et les pièces nécessaires pour chaque document. Le membre paie, signe et donne son accord lui-même.
Aucun prix inventé
KAI n’annonce que les montants confirmés à l’écran et n’accorde aucune remise. Un montant qui n’existe pas encore est communiqué une fois le devis établi.
Aucune heure de départ non confirmée
L’heure exacte est dévoilée après la confirmation sur site. Avant cela, KAI n’indique que les dates et créneaux possibles.
Aucune information sur les autres membres
KAI ne consulte et n’indique que le voyage et les points du membre lui-même.
Aucune fonction inexistante ni date non annoncée
Une fonction qui n’est pas prête est présentée comme telle, et KAI aide avec ce qui est possible aujourd’hui.
Démarrage
Votre golf aussi démarre ainsi.
De la consultation à la mise en service, cinq étapes.
Demander une consultation
Laissez votre nom, vos coordonnées et le nom de votre golf. Le formulaire s’ouvre depuis n’importe quel endroit de cette page.
Contact par un responsable
Un responsable vous appelle ou vous écrit aux coordonnées indiquées et vous explique la suite.
Présentation de l’écran d’exploitation et devis
Vous découvrez l’écran d’exploitation et un devis adapté à votre golf.
Mise en place
L’application membres et l’écran d’exploitation sont construits selon votre taille et votre mode d’exploitation.
Information des membres, mise en service
Une fois la mise en place terminée, vos membres sont informés et l’utilisation commence.
À nous indiquer lors de la consultation
- Nom du golf
- Nombre de parcours
- Nombre de membres
- Mode de réservation actuel
Le message est facultatif. Pour les coordonnées, indiquez un numéro de téléphone ou une adresse e-mail, selon ce qui vous convient.
À définir ensemble lors de la mise en place
- Parcours et départs
- Formules d’adhésion et grille tarifaire
- Encaissement : entité qui encaisse, devises, coordonnées du compte de réception
- Responsables d’exploitation et golf de chacun
Parmi ces éléments, les règles restent modifiables après la mise en service par un responsable du siège dans l’écran d’exploitation ; elles s’appliquent aux réservations créées ensuite.
Règles fixées par l’entreprise
Tranches de frais d’annulationTaux maximal d’utilisation des pointsMoment de publication de l’heure de départPriorité de réservation (standard · VIP)Étapes d’approbation et périmètresRègle d’ouverture des réservations du mois suivantNombre minimal de personnes par réservationHeure de séparation matin · après-midiCanaux de notification des membresTaux de gain à l’usage et durée de validitéJours fériés et fermeturesRègles de cession, de succession et de résiliation
DélaiLa durée de mise en place dépend de la taille et du mode d’exploitation ; nous vous l’indiquons après la consultation.
Tarifs
Adapté à votre golf, sur devis.
Il n’existe pas de grille tarifaire publique. Nous établissons un devis après avoir vérifié votre taille et votre mode d’exploitation.
Frais de mise en place
Coût de la construction de l’application membres et de l’écran d’exploitation selon les parcours, adhésions et règles de votre golf.
Frais d’exploitation
Coûts de fonctionnement après la mise en service, intégrés au devis selon votre taille et votre mode d’exploitation.
Frais de traitement des réservations
Frais liés au volume de réservations traitées. L’usage du mois en cours est visible dans l’écran d’exploitation.
Vous pouvez consulter ensemble la présentation de l’écran d’exploitation et un devis adapté à votre golf.
Après la mise en service, les frais sont visibles à l’écran
- Estimation des frais du mois
- Facture mensuelle
- Grille tarifaire
- Alertes d’usage de KAI
Cas client
Déjà en service.
Les membres utilisent l’app HKI GOLF ; l’exploitation est assurée par KIND GOLF.
22/09/2026Ouverture
3Parcours
90Trous
Obtenir l’app HKI GOLFApp StoreGoogle Play
Écran réel en service · hki.golf.k-biz.ai
Comparaison
Ce qui change par rapport à aujourd’hui.
Mis côte à côte avec une exploitation par téléphone, messagerie et Excel.
| Critère | Téléphone · messagerie · Excel | KIND GOLF |
|---|---|---|
| Réception des demandes | Reçues par plusieurs canaux, puis ressaisies par un responsable. | Le membre parle ou choisit, la demande est enregistrée et arrive dans les tâches du jour de l’écran d’exploitation. |
| Avancement | Il faut demander au responsable. | Réception, vérification sur site, approbation, paiement et confirmation : l’application membres et l’écran d’exploitation affichent les mêmes étapes. |
| Départs et chambres | Gérés dans des tableaux séparés, à rapprocher à la main. | Ouverts date par date, avec places et clôture gérées ; les chambres des blocs d’hébergement sont décomptées par la fiche d’organisation. |
| Fiche d’organisation | Un Excel à refaire à chaque changement de demande. | Téléchargée depuis une seule source, au format propre à chaque type d’établissement, avec une fiche modifiée qui signale les cases changées. |
| Rapprochement des paiements | Comparaison manuelle avec le relevé bancaire. | Montant facturé, total payé et solde sont rapprochés par devise, paiements échelonnés compris. |
| Responsable sur site | Le fichier entier est partagé. | Seules les demandes de son golf sont visibles, et l’approbation se fait aussi sur téléphone. |
| Modifications et remboursements | Éparpillés entre notes et messages. | Traités comme un dossier distinct de la réservation d’origine, avec motif, montant et historique conservés. |
| Langue des membres | Un responsable traduit les informations. | L’application membres et l’écran d’exploitation s’utilisent en coréen et en japonais. |
Le périmètre de KIND GOLFRéservations des membres, organisation des séjours et paiements. L’attribution des caddies et des voiturettes sur le parcours et la saisie des scores n’en font pas partie. La manière de relier KIND GOLF à votre logiciel de terrain se vérifie lors de la consultation.
Sécurité et données
Données des membres, comment nous les traitons.
Protégées par des rôles, des traces et des consentements.
Un écran différent selon le rôle
Trois rôles : super-administrateur du siège, responsable d’exploitation du siège et responsable sur site. Ce dernier ne voit que les tâches de son golf ; adhésions, rapprochement des paiements, remboursements et numéros de téléphone des listes lui restent fermés.
Authentification du personnel en 2 étapes
Pour les comptes de super-administrateur du siège, l’authentification en 2 étapes avec une application peut être rendue obligatoire. Si un responsable perd son téléphone, le super-administrateur la réinitialise.
Des traces conservées
Les approbations, modifications, remboursements et révisions de règles sont enregistrés. Chaque téléchargement d’Excel de fiche garde la trace de qui l’a téléchargé et quand.
Des garde-fous quand de l’argent est en jeu
Une même demande n’est enregistrée qu’une fois. Un remboursement n’est enregistré que s’il correspond au montant approuvé, et le numéro de transaction bancaire est conservé.
Informations du membre
Le membre retrouve, dans ses informations, la version et l’heure des conditions et de la politique de confidentialité qu’il a acceptées. Une demande de suppression de compte se fait dans l’application.
Le périmètre de KAI
Les conversations des membres et celles de l’équipe sont séparées, et l’usage est enregistré par entreprise. L’entreprise choisit les sujets à ne pas aborder, et KAI n’a aucun droit de paiement ni de signature.
Questions
Questions fréquentes.
Quel est le tarif ?
Il n’existe pas de grille tarifaire publique. Nous établissons un devis après avoir vérifié la taille et le mode d’exploitation de votre golf ; il se compose de frais de mise en place, de frais d’exploitation et de frais de traitement des réservations.
Après la mise en service, vous consultez chaque jour les frais d’utilisation du mois (estimation) dans « Frais d’utilisation et facturation », et vous recevez le 1er de chaque mois la facture du mois écoulé et le reçu de carte.
Une fois ma demande envoyée, à partir de quand puis-je l’utiliser ?
Le déroulement est le suivant : consultation, présentation de l’écran d’exploitation et devis, mise en place, information des membres. La durée de mise en place dépend de la taille et du mode d’exploitation ; nous vous l’indiquons après la consultation.
Peut-on reprendre notre liste de membres et nos départs actuels ?
Adhésions et départs peuvent être importés d’un coup par CSV, avec une vérification avant application. Grâce à la liste enregistrée, les membres authentifient leur numéro d’adhésion dans l’application.
Et si KAI comprend de travers ou réserve de son propre chef ?
KAI ne fait que remplir la demande : c’est le membre qui vérifie et l’envoie lui-même. C’est la même demande que celle du bouton du formulaire, donc elle n’est enregistrée qu’une fois. KAI n’indique que les montants et heures de départ confirmés.
Un responsable traite l’approbation et l’attribution des réservations, les devis et les remboursements. Les modifications préparées par KAI pour l’équipe ne sont appliquées qu’après validation de la carte de confirmation.
Les membres japonais peuvent-ils l’utiliser ? Et le yen ?
L’application membres et l’écran d’exploitation s’utilisent en coréen et en japonais. Les montants s’affichent avec le symbole de leur devise, et le rapprochement des paiements traite chaque devise séparément.
Si vous avez besoin d’une autre langue, dites-le lors de la consultation.
Le paiement par carte est-il possible ?
Le paiement par carte devient une option une fois la connexion au prestataire de paiement terminée. Avant cela, l’exploitation fonctionne avec les points, les espèces sur place et les virements. L’entité qui encaisse et les moyens de paiement se définissent dans les paramètres d’encaissement.
Que voit le responsable sur site ?
Uniquement les demandes du golf qui lui est attribué. Adhésions, rapprochement des paiements et remboursements lui restent fermés, et les numéros de téléphone de la liste des participants ne sont pas exportés. Le responsable d’exploitation et le super-administrateur du siège voient tous les golfs de l’entreprise.
Comment les données personnelles des membres sont-elles traitées ?
Le membre consulte dans ses informations la version et l’heure des conditions et de la politique de confidentialité acceptées, et demande la suppression de son compte dans l’application. Chaque téléchargement d’Excel de fiche est enregistré : qui, et quand.
Peut-on l’utiliser avec notre logiciel de terrain actuel ?
KIND GOLF prend en charge les réservations des membres, l’organisation des séjours et les paiements. L’attribution des caddies et voiturettes sur le parcours et la saisie des scores n’en font pas partie ; la manière de l’associer à votre logiciel de terrain se vérifie lors de la consultation.
L’écran d’exploitation comporte un menu « Connexion des équipements sur site » pour demander un environnement dédié par établissement et suivre son avancement. Il s’affiche pour les entreprises éligibles.
Et si je veux résilier ou changer de solution ?
Les conditions du contrat et le périmètre du transfert des données se vérifient lors de la consultation.
Pour votre golf aussi.
Consultation›Présentation de l’écran d’exploitation›Devis et mise en place
Nous établissons un devis selon la taille et le mode d’exploitation. Il comprend les frais de mise en place, les frais d’exploitation et les frais de traitement des réservations.
Votre nom, vos coordonnées et le nom de votre golf suffisent.