KIND BIZLas solicitudes llegan por varios canales
La persona responsable vuelve a escribir las fechas y el número de personas recibidos por teléfono, chat o Excel. Lo que falta regresa más tarde como llamada de verificación.
KIND GOLF · Servicio para miembros y operaciones de clubes de golf
Solo dígalo.
Unas pocas palabras de un miembro se convierten en la solicitud del equipo de operaciones.
Reservas de miembros, coordinación de servicios y pagos para clubes de golf y operadores de viajes de golf, en un solo lugar.
KAI trabaja, las personas deciden.La aprobación, la asignación y los importes siempre los decide la persona responsable.
HKI GOLF en funcionamientoApertura 22/09/20263 recorridos · 90 hoyos
El problema
¿Esto todavía se hace a mano?
Si recibe reservas, esta situación le resultará familiar.
La hoja de coordinación se rehace cada vez
Golf, alojamiento y traslados de cada día, lista de viajeros y vuelos se reúnen en una sola hoja que se envía a las instalaciones. Si la solicitud cambia, encontrar qué casilla cambió también recae en una persona.
Pagos y confirmación van por separado
Hay que cotejar con el extracto bancario quién pagó cuánto, sumar los pagos fraccionados y contar aparte cuando se mezclan monedas. Al confirmar, el itinerario se rehace y se envía.
Cómo funciona
De unas palabras a la confirmación, en tres pasos.
El miembro habla, el equipo de operaciones revisa y, al recibirse el pago, la solicitud queda confirmada.
El miembro habla
Al indicar la fecha y el número de personas de viva voz o por escrito, se completan los campos de la solicitud. El miembro la revisa por última vez y es quien la envía.
El equipo de operaciones revisa
La solicitud aparece en las tareas de hoy. La revisión en el club, la aprobación y la asignación del horario de salida las decide la persona responsable.
Al recibirse el pago, se confirma
Se concilia por moneda lo facturado con lo pagado y se registran también los pagos fraccionados. Con el pago total, la reserva queda confirmada y, al enviar el itinerario, este llega a la app.
Funciones
Ocho funciones, en el orden de su jornada.
Desde que llega la solicitud hasta que se confirma, las pantallas donde se encuentran el miembro y el equipo de operaciones.
01Enviar
Si el miembro habla, la solicitud se completa.
Basta con escribir la fecha, el horario, el número de personas, los traslados y el alojamiento: todo queda ordenado en los campos de una sola solicitud. La conversación por voz se usa donde la empresa la ha activado.
Ver detalles
- La solicitud solo se envía cuando el miembro la revisa y pulsa «Solicitar este viaje». Es la misma solicitud que envía el botón del formulario, así que se registra una sola vez.
- KAI responde con la documentación de las instalaciones y las políticas, el material de aprendizaje que sube la empresa y las preguntas frecuentes. En las respuestas solo se usa el material aprobado.
- La empresa define el nombre, el saludo, el tono y los temas de los que KAI no hablará. Sobre esos temas no responde y sugiere otra ayuda.
- En la misma ventana también responde preguntas como cargos por cancelación, saldo de puntos, información de los recorridos o fechas con reserva disponible.
- Funciona en coreano y japonés; si no se puede usar el micrófono, la conversación continúa por escrito.
Bandeja de consultas y canal de KakaoTalk
Las conversaciones de clientes por texto y voz en la app y por KakaoTalk se ven en una sola lista. Se decide quién responde primero en KakaoTalk y se editan los mensajes automáticos.
Información del club
La información y las fotos del club que aparecen en las pantallas de recorridos y alojamiento de la app se redactan en coreano y japonés y se gestionan desde la pantalla de operaciones.
02Enviar
De la solicitud a la confirmación, en una pantalla.
En «Mis reservas», el miembro ve de inmediato en qué paso está y qué debe hacer a continuación.
Ver detalles
- Solicitud recibida, en revisión en el club, aprobada por el club, pendiente de pago, reserva confirmada y uso completado. Se agrupan como en curso, finalizadas o canceladas.
- Al confirmarse, un único itinerario reúne los vuelos, el programa de cada DAY (golf, alojamiento y traslados), las horas de salida, las tarifas y los acompañantes.
- Los cambios y las cancelaciones se solicitan en la app o consultando con la oficina central, y los tramos de cargo por cancelación se informan de antemano.
Cambios, cancelaciones y reembolsos
Las solicitudes del miembro entran como tareas separadas de la reserva original. Quedan el motivo de aprobación o rechazo y el historial, y el cargo por cancelación se calcula con la tabla de tramos.
03Revisar
El equipo empieza por las tareas de hoy.
Reservas por revisar, solicitudes de cambio, cancelación y membresía, pagos y reembolsos, avisos para enviar a mano y envíos de notificación fallidos: todo se reúne en la primera pantalla del día.
Ver detalles
- Las reservas con fecha de juego más próxima aparecen primero y, en la misma fecha, van delante las de prioridad VIP.
- Cada tarjeta de reserva indica cuántos días han pasado desde su recepción y cuántos faltan para jugar (D-day).
- Se consultan el calendario de llegadas al país, el flujo de reservas y la evolución de los cobros, por período y por club. Los gráficos también se ven como tabla.
Avisos a miembros e historial de envíos
Se revisan y envían los avisos que deben mandarse a mano, y el resultado por canal y los mensajes enviados se ven en una sola lista. Los avisos fallidos se reenvían.
04Revisar
Se acepta solo lo que se abre.
Los horarios de salida se abren por fecha y se fija el número de plazas. Si faltan plazas, la asignación se rechaza, así que solo se recibe lo que se ha abierto.
Ver detalles
- Los bloques se gestionan como reservas abiertas, reservas cerradas o cancelación por operaciones, y el mapa de calor de ocupación permite ver el porcentaje de plazas por fecha y por club.
- Se elige cuándo se publica la hora de salida: justo tras la aprobación en el club, justo tras completarse el pago o al emitir el itinerario final.
- El día y la hora en que se abren las reservas del mes siguiente, y cuántos meses pueden ver miembros y no miembros, se definen en las políticas; la pantalla del miembro indica la cuenta atrás (D-day) hasta la próxima apertura.
- También el alojamiento: si se reservan habitaciones por instalación y fecha, la hoja de coordinación descuenta las que quedan.
- Las membresías y los horarios de salida se cargan de una vez desde CSV y se validan antes de aplicarlos.
05Revisar
Una hoja de coordinación, un único registro.
Número de tour, golf, alojamiento y traslados por día, lista de viajeros, vuelos y forma de pago se reúnen en una sola hoja. La solicitud original del miembro se conserva intacta.
Ver detalles
- Los estados son: solicitud, en preparación, en coordinación, verificada en destino y confirmada. La persona responsable local anota los horarios y el alojamiento y cierra la verificación.
- La hoja para las instalaciones en Japón se descarga en Excel para ryokan o para clubes de golf, y también se genera una hoja modificada con las casillas cambiadas marcadas.
- Cada descarga de Excel deja constancia de quién la hizo y cuándo.
06Asignar
Dentro del club asignado, en el orden establecido.
En cada ronda se forman los grupos y se asigna el horario de salida; después se aprueba en el orden establecido. Si faltan plazas, la asignación se rechaza.
Ver detalles
- La oficina central gestiona los pasos de aprobación y el ámbito de cada responsable (oficina central o club); si se cambia la asignación, la aprobación vuelve a empezar desde cero.
- Los responsables del club solo ven las solicitudes de su club y las aprueban o piden ajustes. También usan la misma pantalla de operaciones desde el teléfono.
- Las pantallas de gestión de membresías, conciliación de pagos y reembolsos no están disponibles para los responsables del club.
QR de check-in
El miembro presenta su QR y solo se registra el check-in de las reservas de hoy del club asignado. Si no se puede usar la cámara, el código se introduce a mano.
Recibo de efectivo en el club y acumulación de puntos
Al registrar como recibo el efectivo cobrado en el check-out, el miembro lo ve en la app y acumula puntos. Si se acumulan y con qué porcentaje lo define la política.
Orden de aprobación
1Revisión de la oficina central
2Revisión del club
3Revisión de la oficina central
✓Aprobación completa
Si se cambia la asignación, la aprobación vuelve a empezar desde cero.
Sin acceso para responsables del clubGestión de membresíasConciliación de pagosReembolsos
sáb, 14 nov · Mañana · 4 personas
Miembro Lucía M.Solicitud nuevaAprobada
Preferencia: MañanaHorario de salida por confirmarLake · 14 nov · 8 plazas
dom, 15 nov · Tarde · 2 personas
Preferencia: TardeEn revisión
sáb, 21 nov · Mañana · 3 personas
Preferencia: MañanaEn revisión
07Confirmar
Se concilia por moneda, se cobra en partes.
En la pantalla de conciliación de pagos se comparan de un vistazo, por reserva, el importe facturado, el total pagado y el saldo. El won y el yen no se mezclan: se ven por separado.
Ver detalles
- La persona responsable registra cada pago con el número de transacción bancaria. Los pagos fraccionados se van acumulando y, cuando la suma alcanza el importe facturado, la reserva queda confirmada.
- Si el presupuesto se paga por completo con puntos, se confirma de inmediato, sin emitir una cuenta virtual.
- El reembolso lo registra como completado la persona responsable de la oficina central con el número de transacción bancaria; si el importe difiere del aprobado, no se registra.
- La entidad receptora, los medios de pago por moneda y los datos de la cuenta de depósito se definen en los ajustes de cobro.
- El itinerario de un viaje confirmado lo revisa y envía la persona responsable, y los avisos fallidos se reenvían.
Puntos
El miembro ve sus puntos disponibles y retenidos y el historial de acumulación por uso. El porcentaje de acumulación y el límite de uso los fija la empresa mediante políticas.
Información de tarifas de juego
Tras iniciar sesión, el miembro ve las tarifas por recorrido, día de la semana y franja horaria, con los conceptos que se pueden pagar con puntos separados de los de efectivo.
Admisión y emisión de membresías
Se avanza en cinco pasos: elegir membresía, solicitud, documentos y firma, cuota de ingreso y emisión. Se aceptan solicitudes de personas, empresas, empresarios individuales y grupos.
Avance del cobro · 75 % pagadoPagado ₩4.800.000 · Pendiente ₩1.600.000
Ronda del 14 nov · 4 personasPago parcial
Importe facturado₩3.200.000Total pagado₩1.600.000Saldo₩1.600.000
Ronda del 7 nov · 4 personasPago completo
Importe facturado₩3.200.000Total pagado₩3.200.000Saldo₩0
Avance del cobro · 80 % pagadoPagado ¥420.000 · Pendiente ¥105.000
Ronda del 21 nov · 3 personasPago parcial
Importe facturado¥210.000Total pagado¥105.000Saldo¥105.000
Ronda del 15 nov · 2 personasPago completo
Importe facturado¥315.000Total pagado¥315.000Saldo¥0
Historial de pagos · Ronda del 7 nov
1.er pago₩1.600.000
2.º pago₩1.600.000
Pago completo · Confirmada
08KAI para operaciones
El equipo también: basta con preguntar.
Indique un período, como la asignación de esta semana, los miembros que se inscribieron ayer o los impagos de la semana pasada, y KAI consulta y responde. También puede preguntarle cómo usar las pantallas.
Ver detalles
- Puede consultar miembros, reservas, bloques de horarios de salida, itinerarios, facturas impagas, reembolsos, notificaciones fallidas e indicadores. Solo responde dentro de los permisos de cada responsable.
- Los cambios, como aprobar reservas, formar y asignar grupos, modificar bloques de horarios de salida o emitir presupuestos, pasan antes por una tarjeta de confirmación y solo se aplican cuando la persona responsable pulsa «Aplicar así».
- Responde en el idioma de la pregunta (coreano o japonés).
Decisión humana
KAI trabaja, las personas deciden.
KAI se ocupa de las tareas y deja constancia. La aprobación, la asignación y los importes siempre los deciden las personas.
Lo que hace KAI
Escucha, ordena y consulta.
- Pasa lo que dice el miembro a los campos de la solicitud.
- Responde las consultas de uso con el material de aprendizaje que sube la empresa y las preguntas frecuentes. En las respuestas solo se usa el material aprobado.
- Consulta el estado por período cuando el equipo de operaciones pregunta.
- Prepara los cambios necesarios en una tarjeta de confirmación.
Lo que deciden las personas
Aprueban, asignan y fijan los importes.
- El envío lo hace el propio miembro tras revisar la solicitud.
- La aprobación y la asignación las hace la persona responsable; los responsables del club, solo dentro de su club.
- El presupuesto lo emite la oficina central y el importe de puntos a usar lo confirma el propio miembro que reservó.
- El reembolso lo tramita una persona autorizada, que deja el número de transacción bancaria.
Los límites que KAI no cruza
El pago y la firma son del propio miembro
KAI resume importes, formas de pago y lo que necesita cada documento. El pago, la firma y el consentimiento los hace el propio miembro.
No inventa precios
Solo informa de importes verificados en pantalla y no hace descuentos. Los importes que aún no existen se comunican cuando sale el presupuesto.
No indica horas de salida aún no fijadas
La hora exacta se publica tras la confirmación en el club. Antes, solo informa de fechas y franjas posibles.
No revela datos de otros miembros
Solo consulta e informa del itinerario y los puntos del propio miembro.
No habla de funciones inexistentes ni de planes sin anunciar
Si una función no está disponible, lo dice con claridad y ayuda con lo que sí se puede hacer ahora.
Cómo empezar
Su club también empieza así.
De la consulta al inicio del uso, cinco pasos.
Solicitar una consulta
Deje su nombre, sus datos de contacto y el nombre del club. La ventana de solicitud se abre desde cualquier punto de esta página.
Contacto del equipo
Una persona del equipo se pondrá en contacto con usted mediante los datos que haya indicado y le explicará los siguientes pasos.
Recorrido por la pantalla de operaciones y presupuesto
Verá un recorrido por la pantalla de operaciones y recibirá un presupuesto a la medida de su club.
Implementación
Construimos la app para miembros y la pantalla de operaciones según su tamaño y su forma de operar.
Aviso a los miembros y puesta en marcha
Terminada la implementación, se lo comunicamos a los miembros y comienza el uso.
Qué debe indicarnos en la consulta
- Nombre del club
- Número de recorridos
- Número de miembros
- Cómo gestiona hoy las reservas
El mensaje es opcional. Como dato de contacto, escriba el teléfono o el correo electrónico que prefiera.
Qué se define juntos en la implementación
- Recorridos y horarios de salida
- Productos de membresía y tabla de tarifas
- Datos de cobro: entidad receptora, moneda y cuenta de depósito
- Responsables de operaciones y club asignado
De estos puntos, las políticas pueden cambiarse después en la pantalla de operaciones por la persona responsable de la oficina central, y se aplican a las reservas creadas a partir del cambio.
Criterios que fija la empresa
Tramos de cargo por cancelaciónPorcentaje máximo de puntosPublicación de la hora de salidaPrioridad de reserva (general y VIP)Pasos de aprobación y ámbitoApertura de reservas de cada mesMínimo de personas por reservaHora límite entre mañana y tardeCanales de notificaciónAcumulación de puntos y vigenciaDías no laborablesReglas de cesión, herencia y baja
PlazoEl plazo de implementación depende del tamaño y de la forma de operar; se lo indicaremos tras confirmarlo en la consulta.
Tarifas
A la medida de su club, con presupuesto.
No hay una tabla de precios pública. Una vez conocidos el tamaño y la forma de operar, le enviamos un presupuesto.
Costo de implementación
Es el costo de configurar la app para miembros y la pantalla de operaciones según los recorridos, las membresías y las políticas de su club.
Costo de operación
Es el costo de operar tras la implementación. Se incluye en el presupuesto según el tamaño y la forma de operar.
Tarifa por gestión de reservas
Es una tarifa que varía según el volumen de reservas gestionadas. El uso del mes en curso se consulta en la pantalla de operaciones.
Verá un recorrido por la pantalla de operaciones y recibirá un presupuesto a la medida de su club.
Tras la implementación, las tarifas se ven en pantalla
- Tarifas estimadas del mes
- Facturas mensuales
- Tabla de tarifas
- Avisos de uso de KAI
Caso real
Ya en marcha.
Los miembros usan la app de HKI GOLF y KIND GOLF se encarga de las operaciones.
22/09/2026Apertura
3Recorridos
90Hoyos
Descargar la app HKI GOLFApp StoreGoogle Play
Pantalla real en funcionamiento · hki.golf.k-biz.ai
Comparativa
Frente a su método actual, lo que cambia.
Lo ponemos junto a operar con teléfono, chat y Excel.
| Aspecto | Teléfono · chat · Excel | KIND GOLF |
|---|---|---|
| Recepción de solicitudes | Llegan por varios canales y una persona las vuelve a introducir. | El miembro habla o elige, la solicitud se envía y llega a las tareas de hoy de la pantalla de operaciones. |
| Estado | Hay que preguntar a la persona responsable. | La app para miembros y la pantalla de operaciones usan los mismos pasos: envío, revisión en el club, aprobación, pago y confirmación. |
| Horarios de salida y habitaciones | Se gestionan en tablas aparte y se cotejan a mano. | Se abren por fecha, con control de plazas y de cierre, y la hoja de coordinación descuenta las habitaciones de los bloques de alojamiento. |
| Hoja de coordinación | Cada vez que cambia la solicitud se rehace el Excel. | Desde un único registro se descarga con el formato de cada tipo de instalación y se genera una hoja con las casillas cambiadas marcadas. |
| Conciliación de pagos | Se coteja a mano con el extracto bancario. | Se concilian por moneda el importe facturado, el total pagado y el saldo, y también se registran los pagos fraccionados. |
| Responsables del club | Se comparte el archivo completo. | Solo ven las solicitudes de su club y también aprueban desde el teléfono. |
| Cambios y reembolsos | Quedan dispersos entre notas y mensajes. | Entran como tareas separadas de la reserva original, y quedan registrados el motivo, el importe y el historial. |
| Idioma del miembro | La persona responsable traduce y avisa. | La app para miembros y la pantalla de operaciones funcionan en coreano y japonés. |
Alcance de KIND GOLFCubre las reservas de miembros, la coordinación de servicios y los pagos. No incluye la asignación de caddies y carritos en el recorrido ni el registro de resultados. Cómo combinarlo con el programa que usa hoy en el club se confirma en la consulta.
Seguridad y datos
Los datos de los miembros, así se tratan.
Se protegen con roles, registros y consentimiento.
Una pantalla distinta para cada rol
Hay tres roles: administrador general y administrador de operaciones, ambos de la oficina central, y responsable del club. Este solo ve el trabajo de su club, no accede a las pantallas de gestión de membresías, conciliación de pagos y reembolsos, y tampoco ve los teléfonos de las listas.
Verificación en 2 pasos del personal
Se puede exigir la verificación en 2 pasos con una app de autenticación a las cuentas de administrador general de la oficina central. Si un responsable pierde el teléfono, el administrador general restablece su verificación.
Registros que se conservan
Se registran las aprobaciones, los cambios, los reembolsos y las modificaciones de políticas. Cada descarga del Excel de la hoja de coordinación deja constancia de quién la hizo y cuándo.
Controles donde interviene dinero
La misma solicitud se registra una sola vez. Un reembolso completado solo se anota si coincide con el importe aprobado, y queda el número de transacción bancaria.
Datos del miembro
En su información personal, el miembro consulta la versión y la hora de los términos y de la política de privacidad que aceptó. La solicitud de eliminación de cuenta se presenta en la app.
Alcance de KAI
Las conversaciones con miembros y con el equipo de operaciones se gestionan por separado y el uso se registra por empresa. Se definen los temas que KAI no tratará, y KAI no recibe autoridad para pagar ni firmar.
Preguntas
Preguntas frecuentes.
¿Cómo funcionan las tarifas?
No hay una tabla de precios pública. Tras conocer el tamaño y la forma de operar del club, le enviamos un presupuesto que se divide en costo de implementación, costo de operación y tarifa por gestión de reservas.
Tras la implementación, en «Tarifas de uso y facturación» de la pantalla de operaciones se consultan cada día las tarifas de uso del mes (estimadas) y el día 1 de cada mes se recibe la factura del mes anterior y el recibo de la tarjeta.
¿Cuándo se puede empezar a usar tras solicitarlo?
El orden es: consulta, recorrido por la pantalla de operaciones y presupuesto, implementación y aviso a los miembros. El plazo de implementación depende del tamaño y de la forma de operar; se lo indicaremos tras confirmarlo en la consulta.
¿Se pueden traspasar la lista de miembros y los horarios de salida actuales?
Las membresías y los horarios de salida se pueden cargar de una vez desde CSV, y se validan antes de aplicarlos. Con el registro cargado, el miembro verifica su número de membresía en la app.
¿Y si KAI entiende mal o reserva por su cuenta?
KAI solo completa la solicitud; el miembro la revisa y es quien la envía. Es la misma solicitud que envía el botón del formulario, así que se registra una sola vez. Solo informa de importes y horas de salida verificados.
La persona responsable gestiona la aprobación y la asignación de reservas, el presupuesto y los reembolsos. Los cambios que KAI prepara para el equipo de operaciones solo se aplican al pulsar «Aplicar así» en la tarjeta de confirmación.
¿Pueden usarlo miembros japoneses? ¿Y el yen?
La app para miembros y la pantalla de operaciones funcionan en coreano y japonés. Los importes llevan el símbolo de su moneda y, en la conciliación de pagos, las monedas no se mezclan: se ven por separado.
Si necesita otro idioma, indíquelo en la consulta.
¿Se puede pagar con tarjeta?
El pago con tarjeta aparece como opción cuando termina la conexión con la pasarela de pago. Antes se opera con puntos, efectivo en el club y depósito en cuenta. La entidad receptora y los medios de pago se definen en los ajustes de cobro de la pantalla de operaciones.
¿Hasta dónde ven los responsables del club?
Solo ven las solicitudes de sus clubes asignados. Las pantallas de gestión de membresías, conciliación de pagos y reembolsos no se abren, y los teléfonos de la lista no salen en las descargas. El administrador general y el de operaciones de la oficina central ven todos los clubes de la empresa.
¿Cómo se tratan los datos personales de los miembros?
El miembro consulta en su información personal la versión y la hora de los términos y de la política de privacidad que aceptó, y presenta la solicitud de eliminación de cuenta en la app. Cada descarga del Excel de la hoja de coordinación registra quién la hizo y cuándo.
¿Se puede usar junto con el programa que ya usamos en el club?
KIND GOLF se ocupa de las reservas de miembros, la coordinación de servicios y los pagos. No incluye la asignación de caddies y carritos en el recorrido ni el registro de resultados, y cómo combinarlo con el programa del club se confirma en la consulta.
La pantalla de operaciones incluye el menú «Conexión de equipos en el club», donde se solicita un entorno propio para cada instalación y se sigue su estado. Aparece en las empresas habilitadas para usarlo.
¿Y si quiero cancelar el servicio o cambiar de proveedor?
Las condiciones del contrato y el alcance del traspaso de datos se confirman en la consulta.
Su club de golf también.
Consulta›Recorrido por la pantalla de operaciones›Presupuesto y puesta en marcha
Le damos un presupuesto según el tamaño y la forma de operar. Se divide en costo de implementación, costo de operación y tarifa por gestión de reservas.
Basta con su nombre, sus datos de contacto y el nombre del club.