KIND BIZAs solicitações chegam por vários caminhos
Datas e número de pessoas vêm por telefone, mensagens e planilhas, e a equipe digita tudo de novo. O que ficou faltando volta depois em ligações de confirmação.
KIND GOLF · Serviço para sócios e operação de clubes de golfe
É só falar.
Poucas palavras de um sócio viram a solicitação da equipe de operações.
Para campos de golfe e operadoras de viagens de golfe: reservas de sócios, ordens de serviço e pagamentos em um só lugar.
KAI trabalha, as pessoas decidem.Aprovações, alocações e valores são sempre definidos pelo responsável.
HKI GOLF em operaçãoInaugurado em 22/09/20263 percursos · 90 buracos
O problema
Ainda copiando tudo à mão?
Para quem recebe reservas, são cenas familiares.
A ordem de serviço é refeita toda vez
Golfe, hospedagem e traslado de cada dia, lista de participantes e voos são reunidos em uma folha e enviados ao estabelecimento. Se a solicitação muda, descobrir o que mudou também sobra para uma pessoa.
Pagamento e confirmação andam separados
É preciso conferir no extrato quem pagou quanto, somar os pagamentos parcelados e contar à parte quando as moedas se misturam. Confirmada a reserva, o roteiro é refeito e reenviado.
Como funciona
Da fala à confirmação, em três passos.
O sócio fala, a equipe revisa e, com o pagamento, a solicitação é confirmada.
O sócio fala
Por voz ou texto, o sócio informa data e número de pessoas e a solicitação é preenchida. O envio é feito por ele, depois de uma última conferência.
A equipe revisa
A solicitação entra nas tarefas de hoje. Conferência no campo, aprovação e alocação do tee time são decididas pelo responsável.
O pagamento confirma
Cobranças e pagamentos são conciliados por moeda, inclusive os parcelados. Com o valor total recebido, a reserva é confirmada e, quando o roteiro é enviado, ele chega ao app.
Recursos
Na sequência do dia, oito recursos.
As telas em que sócios e equipe se encontram, da chegada da solicitação até a confirmação.
01Solicitação
O sócio fala, a solicitação se preenche.
Data, período, número de pessoas, transporte e hospedagem: o que o sócio escreve é organizado em uma única solicitação. A conversa por voz funciona onde a empresa a ativar.
Ver detalhes
- O envio só acontece quando o sócio confere a solicitação e aperta «Solicitar viagem». É a mesma solicitação do botão do formulário, por isso é registrada uma única vez.
- KAI responde com informações do campo e das políticas, materiais de aprendizado enviados pela empresa e perguntas frequentes. Só o material aprovado é usado nas respostas.
- Nome, saudação, tom de voz e os assuntos que KAI não aborda são definidos pela empresa. Sobre esses assuntos, KAI não orienta e sugere outro tipo de ajuda.
- Perguntas sobre taxa de cancelamento, saldo de pontos, informações dos percursos e datas disponíveis para reserva também são respondidas na mesma janela.
- Funciona em coreano e japonês e, sem microfone, a conversa continua por texto.
Conversas e canal do KakaoTalk
As conversas de clientes por texto e voz no app e pelo KakaoTalk aparecem em uma só lista. Defina quem responde primeiro às dúvidas do KakaoTalk e edite as mensagens automáticas.
Sobre o campo
As informações e fotos do campo exibidas nas telas de percursos e hospedagem do app dos sócios são escritas em coreano e japonês e gerenciadas na tela de operações.
02Solicitação
Da solicitação à confirmação, em uma tela.
Em Minhas reservas, o sócio vê em que etapa está e o que fazer a seguir.
Ver detalhes
- Solicitação enviada, em revisão no campo, aprovada pelo campo, aguardando pagamento, reserva confirmada e uso concluído, com as reservas separadas em andamento, concluídas e canceladas.
- Com a confirmação, voos, golfe, hospedagem e traslado por DAY, horário de saída, valores e acompanhantes ficam reunidos em um único roteiro.
- Mudanças de data e cancelamentos são solicitados no app ou combinados com a matriz, e as faixas da taxa de cancelamento são informadas antes.
Alterações, cancelamentos e reembolsos
A solicitação do sócio entra como um caso separado da reserva original. Ficam registrados o motivo da aprovação ou da recusa e o histórico, e a taxa de cancelamento é calculada por faixas.
03Revisão
A equipe começa pelas tarefas de hoje.
Reservas a revisar, alterações, cancelamentos e títulos, pagamentos e reembolsos, avisos para envio manual e falhas de envio ficam na primeira tela do dia.
Ver detalhes
- As reservas com data de jogo mais próxima aparecem primeiro e, na mesma data, as de prioridade VIP vêm antes.
- O cartão de cada reserva mostra há quantos dias a solicitação foi enviada e o D-day do jogo.
- Veja o calendário de chegadas, as reservas por etapa e a evolução dos recebimentos por período e por campo. Os gráficos também podem ser vistos em tabela.
Avisos aos sócios e histórico de envios
Confira e envie os avisos que precisam ser enviados manualmente e veja, em uma só lista, o resultado por canal e as mensagens enviadas. Avisos que falharam são reenviados.
04Revisão
Aceita apenas o que você abriu.
Abra tee times por data e defina as vagas. Se faltar vaga, a alocação é recusada e só entra o que foi aberto.
Ver detalhes
- Cada bloco pode estar aberto a reservas, encerrado ou cancelado pela operação, e o mapa de ocupação mostra a proporção de vagas por data e por campo.
- Defina quando o horário de saída é divulgado: logo após a aprovação do campo, logo após o pagamento ou na emissão do roteiro final.
- O dia e a hora de abertura das reservas do mês seguinte e a quantidade de meses que sócios e não sócios podem ver são definidos por política; a tela dos sócios mostra o D-day da próxima abertura.
- Na hospedagem, ao bloquear quartos por estabelecimento e por data, cada ordem de serviço desconta do saldo de quartos.
- Títulos de sócio e tee times são cadastrados de uma vez por CSV e validados antes de serem aplicados.
05Revisão
A ordem de serviço sai de um só registro.
Número do tour, golfe, hospedagem e traslado por dia, participantes, voos e forma de pagamento ficam em uma única ordem de serviço. A solicitação original do sócio permanece intacta.
Ver detalhes
- Os status são: solicitada, em elaboração, com reservas em andamento, verificada no destino e confirmada. O responsável no destino informa horários e hospedagem e conclui a verificação.
- Baixe a ordem de serviço em Excel, nos modelos para ryokan e para campo de golfe, e gere também a versão revisada, com as alterações destacadas, para enviar aos estabelecimentos no Japão.
- A cada download do Excel, fica registrado quem baixou e quando.
06Alocação
No campo designado, na ordem definida.
Para cada rodada, monte os grupos, aloque os tee times e aprove na ordem definida. Se faltarem vagas, a alocação é recusada.
Ver detalhes
- As etapas de aprovação e o escopo de cada responsável (matriz ou campo) são geridos pela matriz; se a alocação mudar, a aprovação recomeça do início.
- O responsável do campo vê apenas as solicitações do seu campo e pode aprovar ou pedir ajustes. No celular, usa-se a mesma tela de operações.
- As telas de títulos de sócio, conciliação de pagamentos e reembolsos não são abertas ao responsável do campo.
QR de check-in
O sócio mostra o QR e só as reservas de hoje do campo designado entram no check-in. Sem câmera, basta digitar o código.
Recibo de dinheiro no local e pontos
O dinheiro recebido no check-out é registrado como recibo; o sócio o vê no app e ganha pontos. Se há acúmulo e em que proporção é definido por política.
Ordem de aprovação
1Revisão da matriz
2Revisão do campo
3Revisão da matriz
✓Aprovação concluída
Se a alocação mudar, a aprovação recomeça do início.
Telas fechadas ao responsável do campoTítulos de sócioConciliação de pagamentosReembolsos
sáb., 14 de nov. · Manhã · 4 pessoas
Sócio: Marina S.Nova solicitaçãoAprovada
Preferência: ManhãTee time a confirmarLake · 14 de nov. · 8 vagas
dom., 15 de nov. · Tarde · 2 pessoas
Preferência: TardeEm revisão
sáb., 21 de nov. · Manhã · 3 pessoas
Preferência: ManhãEm revisão
07Confirmação
Concilie por moeda, receba em parcelas.
Na tela de conciliação de pagamentos, compare por pedido o valor cobrado em dinheiro, o total recebido e o saldo. Won e iene nunca se misturam: cada moeda é vista à parte.
Ver detalhes
- O responsável registra cada pagamento com o número da transação bancária. Pagamentos parcelados se acumulam e, quando a soma alcança o valor cobrado, a reserva é confirmada.
- Se o orçamento for pago integralmente com pontos, a reserva é confirmada na hora, sem emissão de conta virtual.
- O reembolso é concluído pelo responsável da matriz com o número da transação bancária e não é registrado se o valor for diferente do aprovado.
- A entidade recebedora, as formas de pagamento por moeda e as instruções de depósito são definidas em Configurações de recebimento.
- O roteiro da viagem confirmada é conferido e enviado pelo responsável, e os avisos que falharem são reenviados.
Pontos
O sócio vê os pontos disponíveis e retidos e o histórico de acúmulo por uso. A proporção de acúmulo e o limite de uso são definidos pela política da empresa.
Guia de valores
Depois de entrar, o sócio consulta os valores por percurso, dia da semana e horário. Os itens pagáveis com pontos e os pagos em dinheiro aparecem separados.
Admissão e emissão do título
Cinco etapas: escolha do título, formulário, documentos e assinatura, taxa de admissão e emissão. Aceita pedidos de pessoa física, pessoa jurídica, empresário individual e grupo.
Cobrança · 75% quitadoRecebido ₩4.800.000 · Em aberto ₩1.600.000
Rodada de 14 de nov. · 4 pessoasPagamento parcial
Cobrado em dinheiro₩3.200.000Total recebido₩1.600.000Saldo₩1.600.000
Rodada de 7 de nov. · 4 pessoasPagamento concluído
Cobrado em dinheiro₩3.200.000Total recebido₩3.200.000Saldo₩0
Cobrança · 80% quitadoRecebido ¥420.000 · Em aberto ¥105.000
Rodada de 21 de nov. · 3 pessoasPagamento parcial
Cobrado em dinheiro¥210.000Total recebido¥105.000Saldo¥105.000
Rodada de 15 de nov. · 2 pessoasPagamento concluído
Cobrado em dinheiro¥315.000Total recebido¥315.000Saldo¥0
Pagamentos · Rodada de 7 de nov.
1º pagamento₩1.600.000
2º pagamento₩1.600.000
Pagamento concluído · Confirmada
08KAI da equipe
A equipe também: é só perguntar.
Pergunte pela alocação desta semana, pelos sócios que entraram ontem ou pelos atrasos da semana passada: ao indicar o período, KAI consulta e responde. Também dá para perguntar como usar as telas.
Ver detalhes
- KAI consulta sócios, reservas, blocos de tee times, viagens, cobranças em atraso, reembolsos, falhas de envio e indicadores, sempre dentro das permissões do responsável.
- Mudanças como aprovar reservas, montar grupos e alocar, alterar blocos de tee times ou emitir orçamentos mostram antes um cartão de confirmação e só valem quando o responsável aperta «Aplicar assim».
- Responde no idioma da pergunta (coreano ou japonês).
O que as pessoas decidem
KAI trabalha, as pessoas decidem.
KAI executa e registra. Aprovações, alocações e valores são sempre decididos por pessoas.
O que KAI faz
Recebe o que o sócio diz, organiza e consulta.
- Transforma o que o sócio diz em itens da solicitação.
- Responde a dúvidas de uso com os materiais enviados pela empresa e as perguntas frequentes. Só o material aprovado é usado.
- Consulta a situação por período quando a equipe pergunta.
- Prepara mudanças em um cartão de confirmação.
O que as pessoas definem
Aprovam, alocam e definem os valores.
- O sócio confere a solicitação e a envia pessoalmente.
- Aprovação e alocação são feitas pelo responsável; o responsável do campo atua apenas no seu campo.
- A matriz emite o orçamento, e o valor em pontos é conferido pelo próprio sócio que reservou.
- O reembolso é feito por quem tem permissão e fica registrado com o número da transação bancária.
Os limites que KAI não ultrapassa
Pagamento e assinatura são do próprio sócio
KAI organiza valores, formas de pagamento e o que cada documento exige. Quem paga, assina e consente é o próprio sócio.
Não inventa preços
Informa só os valores confirmados na tela e não dá descontos. O que ainda não tem valor é informado depois que o orçamento sair.
Não informa horário de saída indefinido
O horário exato é divulgado depois da confirmação do campo. Antes disso, KAI informa apenas as datas e os períodos possíveis.
Não revela dados de outros sócios
Consulta e informa apenas a viagem e os pontos do próprio sócio.
Não antecipa recursos nem datas
Um recurso que ainda não está pronto é descrito como indisponível, e KAI ajuda do jeito que for possível hoje.
Como começar
Seu campo também começa assim.
Da conversa inicial ao início do uso, são cinco passos.
Solicitar contato
Deixe seu nome, um contato e o nome do campo. A janela de solicitação abre em qualquer ponto desta página.
Contato do responsável
Um responsável entra em contato pelos dados informados e explica o próximo passo.
Apresentação da tela de operações e orçamento
Você vê a apresentação da tela de operações e o orçamento sob medida para o seu campo.
Implantação
Construímos o app dos sócios e a tela de operações conforme o porte e o modo de operar do campo.
Aviso aos sócios e início do uso
Concluída a implantação, comunicamos aos sócios e o uso começa.
O que você informa
- Nome do campo
- Número de percursos
- Porte do quadro de sócios
- Como as reservas são feitas hoje
A mensagem é opcional. Como contato, informe telefone ou e-mail, o que for mais conveniente.
O que definimos juntos na implantação
- Percursos e tee times
- Produtos de título de sócio e tabela de valores
- Recebimento: entidade recebedora, moeda e instruções de depósito
- Responsáveis pela operação e o campo de cada um
Os itens de política podem ser alterados depois pela matriz na tela de operações e valem para as reservas criadas a partir da mudança.
Critérios definidos pela empresa
Faixas da taxa de cancelamentoPercentual máximo de uso de pontosQuando divulgar o horário de saídaPrioridade de reserva (geral · VIP)Etapas de aprovação e responsáveisRegra de abertura das reservas do mês seguinteMínimo de pessoas por reservaHorário de corte entre manhã e tardeCanais de aviso aos sóciosTaxa de acúmulo e validade dos pontosFeriados e dias úteisRegras de transferência, herança e rescisão do título
PrazoO prazo de implantação depende do porte e do modo de operar; informamos depois de confirmar na conversa inicial.
Preços
Sob medida para o seu campo, por orçamento.
Não há tabela de preços pública. Depois de entender o porte e o modo de operar, enviamos um orçamento.
Custo de implantação
Custo de construir o app dos sócios e a tela de operações de acordo com os percursos, os títulos de sócio e as políticas do seu campo.
Custo de operação
Custo de operar depois da implantação. Entra no orçamento conforme o porte e o modo de operar.
Taxa de processamento de reservas
Taxa que varia conforme o volume de reservas processadas. O uso do mês pode ser consultado na tela de operações.
Você pode ver a apresentação da tela de operações junto com o orçamento sob medida para o seu campo.
Depois da implantação, os custos aparecem na tela
- Estimativa de taxas do mês
- Fatura mensal
- Tabela de preços
- Alertas de uso de KAI
Em operação
Já está no ar.
Os sócios usam o app do HKI GOLF, e a operação é feita com KIND GOLF.
22/09/2026Inauguração
3Percursos
90Buracos
Baixar o app HKI GOLFApp StoreGoogle Play
Tela real em operação · hki.golf.k-biz.ai
Comparação
Comparado ao método atual, o que muda.
Lado a lado com a operação por telefone, mensagens e Excel.
| Item | Telefone · Mensagens · Excel | KIND GOLF |
|---|---|---|
| Recebimento de solicitações | Chegam por vários canais e a equipe digita tudo de novo. | O sócio fala ou escolhe e envia a solicitação, que chega às tarefas de hoje na tela de operações. |
| Andamento | Só se sabe perguntando a alguém da equipe. | Envio, revisão no campo, aprovação, pagamento e confirmação aparecem nas mesmas etapas no app dos sócios e na tela de operações. |
| Tee times e quartos | Controlados em planilhas separadas e conferidos à mão. | Abertos por data, com vagas e encerramento controlados; os quartos dos blocos de hospedagem são descontados pela ordem de serviço. |
| Ordem de serviço | O Excel é refeito a cada mudança na solicitação. | Baixada de um só registro no modelo de cada tipo de estabelecimento, com versão revisada que destaca o que mudou. |
| Conciliação de pagamentos | Conferência manual com o extrato bancário. | Valor cobrado, total recebido e saldo conferidos por moeda, com registro dos pagamentos parcelados. |
| Responsável do campo | O arquivo inteiro é compartilhado. | Vê só as solicitações do seu campo e também aprova pelo celular. |
| Alterações e reembolsos | Ficam espalhados entre anotações e mensagens. | Entram como casos separados da reserva original, com motivo, valor e histórico registrados. |
| Idioma dos sócios | A equipe traduz e orienta. | App dos sócios e tela de operações em coreano e japonês. |
O alcance de KIND GOLFCobre a operação de reservas de sócios, ordens de serviço e pagamentos. Não trata da alocação de caddies e carrinhos no campo nem do registro de scores. Como combinar com o sistema que o campo usa hoje, vemos na conversa inicial.
Segurança e dados
Dados dos sócios, tratados assim.
Protegidos por funções, registros e consentimento.
Cada função, uma tela
Há o superadministrador da matriz, o gestor de operações da matriz e o responsável do campo. Este vê só o trabalho do campo designado; as telas de títulos de sócio, conciliação de pagamentos e reembolsos e os telefones da lista não são abertos a ele.
Autenticação em 2 etapas da equipe
Para a conta de superadministrador da matriz, pode-se exigir a autenticação em 2 etapas com aplicativo autenticador. Quem perder o celular tem o acesso redefinido pelo superadministrador.
Registros que ficam
Aprovações, mudanças, reembolsos e revisões de política ficam registrados. A cada download do Excel da ordem de serviço, registra-se quem baixou e quando.
Salvaguardas para o dinheiro
A mesma solicitação é registrada uma só vez. A conclusão de um reembolso só é registrada se o valor for igual ao aprovado, com o número da transação bancária.
Dados do sócio
Em Minhas informações, o sócio vê a versão e o horário dos termos e da política de privacidade aceitos. A solicitação de exclusão da conta é feita no app.
O alcance de KAI
As conversas dos sócios e as da equipe são separadas, e o uso é registrado por empresa. Os assuntos que KAI não aborda são definidos pela empresa, e KAI não recebe permissão para pagar nem assinar.
Dúvidas
Perguntas frequentes.
Como são os preços?
Não há tabela de preços pública. Depois de entender o porte e o modo de operar do campo, enviamos um orçamento dividido em custo de implantação, custo de operação e taxa de processamento de reservas.
Depois da implantação, em «Taxas de uso e cobrança», na tela de operações, você acompanha todo dia as taxas de uso do mês (estimativa) e, no dia 1 de cada mês, recebe a fatura e o recibo do cartão do mês anterior.
Quando posso começar a usar depois de solicitar?
Seguimos esta ordem: conversa inicial, apresentação da tela de operações e orçamento, implantação e aviso aos sócios. O prazo de implantação depende do porte e do modo de operar; informamos depois de confirmar na conversa inicial.
Dá para migrar a lista de sócios e os tee times que uso hoje?
Títulos de sócio e tee times podem ser cadastrados de uma só vez por CSV e são validados antes de serem aplicados. Com a lista cadastrada, o sócio verifica o número do título no app.
E se KAI entender errado ou reservar por conta própria?
KAI só preenche a solicitação; o envio é confirmado e feito pelo próprio sócio. É a mesma solicitação do botão do formulário, por isso é registrada uma única vez. KAI informa apenas valores e horários de saída já confirmados.
Aprovação, alocação, orçamento e reembolso ficam com o responsável. Até as mudanças preparadas por KAI para a equipe só valem depois que o cartão de confirmação é aceito.
Sócios japoneses podem usar? E o iene?
O app dos sócios e a tela de operações funcionam em coreano e japonês. Os valores aparecem com o símbolo de cada moeda e, na conciliação de pagamentos, as moedas são vistas separadamente, sem mistura.
Se precisar de outro idioma, diga na conversa inicial.
Aceita pagamento por cartão?
O cartão aparece como opção depois que a conexão com a processadora de pagamentos for concluída. Antes disso, a operação usa pontos, dinheiro no local e depósito em conta. A entidade recebedora e as formas de pagamento são definidas em Configurações de recebimento.
O que o responsável do campo consegue ver?
Só as solicitações do campo designado. As telas de títulos de sócio, conciliação de pagamentos e reembolsos não abrem, e os telefones da lista de participantes da ordem de serviço também não são baixados. O gestor de operações e o superadministrador da matriz veem todos os campos da empresa.
Como os dados pessoais dos sócios são tratados?
Em Minhas informações, o sócio vê a versão e o horário dos termos e da política de privacidade aceitos e pede a exclusão da conta pelo app. A cada download do Excel da ordem de serviço, registra-se quem baixou e quando.
Funciona junto com o sistema que o campo usa hoje?
KIND GOLF cuida das reservas de sócios, das ordens de serviço e dos pagamentos. Não trata da alocação de caddies e carrinhos nem do registro de scores no campo; como combinar com o sistema do campo, vemos na conversa inicial.
A tela de operações tem o menu «Conexão com equipamentos do campo», para solicitar um ambiente dedicado por estabelecimento e acompanhar o andamento. Ele aparece para empresas com direito de uso.
E se eu quiser cancelar ou migrar para outro lugar?
As condições do contrato e o alcance da transferência de dados são tratados na conversa inicial.
Para o seu campo também.
Conversa inicial›Apresentação da tela de operações›Orçamento e implantação
Fazemos o orçamento conforme o porte e o modo de operar. Ele se divide em custo de implantação, custo de operação e taxa de processamento de reservas.
Basta nome, contato e nome do campo.